Prinzip 4: Once-Only-Prinzip

Bürgerinnen und Bürger sollten ihre Daten und Dokumente nur einmal mitteilen müssen. Nachweisdokumente werden schrittweise durch Registerabfragen und zwischenbehördliche Datenaustausche ersetzt.

Warum ist es wichtig

Das Once-Only-Prinzip ist nicht nur eine Entlastung für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen, sondern auch für die Verwaltung selbst. Durch den Austausch, das Abrufen und die Wiederverwendung bereits vorliegender Daten mit explizitem Einverständnis der Nutzenden verringern sich der Aufwand und die Kosten für die Verwaltung.

Wie Sie das Prinzip umsetzen

Das Once-Only-Prinzip kann perspektivisch über Registerabfragen und Once-Only-Dienste umgesetzt werden. Durch die Verwendung standardisierter Datenfelder, können Sie sicherstellen, dass Ihr Onlinedienst zukünftig an Register angebunden werden kann und damit Once-Only-fähig wird.

Checkliste

 Wiederverwendung von Daten der Nutzenden prüfen

 Integration von Once-Only-Diensten prüfen

 Möglichkeiten für Registerabfragen prüfen

 Standardisierte Datenfelder nutzen

1. Daten wiederverwenden

• Prüfen Sie, ob Daten der Nutzenden aus bereits eingereichten Anträgen innerhalb Ihres Onlinedienstes oder aus dem Fachverfahren wiederverwendet werden können.
• Stellen Sie sicher, dass ein explizites Einverständnis für die Verwendung der Daten der Nutzenden vorliegt.

2. Integration von Once-Only-Diensten prüfen

• Prüfen Sie, ob es einschlägige Once-Only-Dienste oder relevante technische Komponenten gibt (z. B. via IT-Planungsrat), die Sie in Ihren Onlinedienst integrieren können, um bereits vorliegende Daten zu übernehmen.

3. Möglichkeiten für Registerabfragen prüfen

• Prüfen Sie, welche (staatlichen) Register, Datenbanken o.ä. für Ihren Onlinedienst relevante Daten vorhalten und wie diese technisch eingebunden werden können.

4. Standardisierte Datenfelder nutzen

• Setzen Sie bei Datenfeldern auf Standards, um das Verfahren für zukünftige Anbindungen von Datenquellen fit zu machen (Föderales Informationsmanagement/FIM, bzw. geeignete XÖV-Standards). Auch wenn Register noch nicht zugänglich sind, , aus denen Sie relevante Daten integrieren können, sorgt die Standardisierung dafür, dass Ihr Onlinedienst Once-Only-fähig wird.

Weiterführende Ressourcen

Beschreibung des Once-Only-Prinzips durch das Once Only Principle Project (TOOP) der EU (englisch)

Die Stakeholder-Community SCOOP4C der EU zum Thema Once-Only inklusive einer Übersicht der Projekte in Deutschland (englisch)

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einfach erklärt

Leitfaden zur Basis-Absicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

Weiterführende Informationen zu XÖV-Standards auf der Internetseite des IT-Planungsrats

Weiterführende Informationen zu XÖV-Standards auf der Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)

Prinzipien des Servicestandards

1. Erhebung und Bewertung von Nutzeranforderungen
2. Einfache und intuitive Nutzung
3. Barrierefreiheit, Bürgernähe und Genderneutralität
4. Once-Only-Prinzip
5. Datenschutz
6. Förderung digitaler Nutzung
7. Rechtliche Änderungsbedarfe
8. Agiles Vorgehen
9. Integration Portalverbund
10. Ebenenübergreifende Zusammenarbeit
11. Entwicklungsgemeinschaften
12. Offene Standards
13. Open Source
14. Wiederverwendung und Nachnutzung
15. IT-Sicherheit und Support
16. Interoperabilität
17. Technologische Evaluation
18. Evaluation der Nutzerzufriedenheit
19. Nutzerzentrierte Weiterentwicklung

Bei Fragen oder Feedback zum Servicestandard wenden Sie sich gerne an: ozg@bmi.bund.de