Der Umgang mit dem Coronavirus stellt unsere gesamte Gesellschaft vor große Herausforderungen – Bürger, Unternehmen und auch die Verwaltung. Gerade im beruflichen Alltag ist oft Teamarbeit gefragt, für die derzeit andere Regeln gelten. Auch in der Verwaltung ist das Ziel, den direkten Kontakt zwischen Kolleginnen und Kollegen so weit wie möglich einzuschränken, ohne dass die Zusammenarbeit und die Arbeitsfähigkeit darunter leidet. Mobiles Arbeiten, Telearbeit oder „Home Office“ – also das Arbeiten von zuhause mit digitaler Verbindung in die Behörde ist dabei eine sinnvolle Maßnahme. Mit diesen sieben praktischen Tipps, können Sie von zuhause effizient und sicher arbeiten.

1. Gut vorbereitet ins Home Office

Wenn Sie selbst von zuhause arbeiten, vergewissern Sie sich bitte vorher, dass auf Ihrem Rechner alle benötigten Programme installiert sind und Ihnen alle Passwörter bekannt sind. Erkundigen Sie sich in der zuständigen Fachabteilung, ob noch spezifische Software erforderlich ist, damit Sie von zuhause arbeiten können. Denken Sie auch daran, die Rufweiterleitung einzurichten.

2. Überblick verschaffen

Die Teamleitung sollte einen zentralen Kalender einrichten, in den jeder seine An- und Abwesenheit bzw. Erreichbarkeit einträgt. Daraus sollte hervogehen, wer im Büro ist und wer zuhause. Arbeitszeit und Erreichbarkeit sind verbindlich zu regeln.

3. E-Mail-Flut vermeiden

Die E-Mail ist schon jetzt ein zentrales Kommunikationsmittel und hilft, räumliche Distanz in Teams zu überbrücken. Aber achten Sie bitte darauf, die Anzahl der E-Mails nicht zusätzlich zu erhöhen und nutzen Sie diesen Kommunikationsweg nur für relevante Informationen. Belasten Sie die Kollegen nicht mit unnötigen und doppelten Informationen und stellen Sie die Empfängerliste sparsam und zielführend zusammen. Nehmen Sie nur diejenigen Kollegen und Kollegen ins cc. auf, für die die Informationen wirklich relevant sind.

4. Chatprogramme nutzen

Für die Klärung konkreter Fragen zwischen zwei Personen eignen sich auch Business Instant Messanger wie Microsoft Teams, Facebook Workplace, Skype for Business oder ähnliche Programme, die in Ihrem Arbeitsumfeld zugelassen sind. Auch hier gilt: Fragen oder Themen am besten bündeln und nicht einzeln und verstreut schicken.

5. Feste Telefontermine vereinbaren

Das Telefon ist für viele noch immer der schnellste und einfachste Weg, offene Fragen zu klären. Aber nicht immer ist eine sofortige Verfügbarkeit gewährleistet. Und die Kollegin oder der Kollege ist möglicherweise gerade auf einem anderen Kanal im Gespräch. Verabreden Sie sich für telefonische Absprachen und Klärungen. Sammeln Sie Themen und Punkte, die geklärt werden müssen, um sie in einem Telefonat strukturiert durchzugehen. Ein regelmäßiger fester Telefontermin hilft dabei, Absprachen im Team zielführend zu erledigen.

6. Virtuelle Konferenzen statt Meetings

In Verwaltungen sind zwischen Standorten oder Abteilungen Videokonferenzen ein geeignetes Mittel, direkte Treffen zu umgehen. Besprechungsräume mit Konferenzfunktion sind in manchen Institutionen sehr begehrt und nicht einfach zu buchen. Bitte bedenken Sie dies bei der Terminplanung. Prüfen Sie, ob Sie auf gängige Video-Chat-Programme ausweichen dürfen. Bei Absprachen in größeren Teams, benennen Sie unbedingt einen Moderator bzw. eine Moderatorin. Bereiten Sie eine Agenda, fassen Sie Ergebnisse zusammen und dokumentieren Sie diese.

Eine weitere Alternative zu Präsenzveranstaltungen und für fachliche Vorträge sind Webinare. Präsentationen können Sie mit den richtigen Tools auch digital geben. In der Verwaltung und bei Unternehmen häufig eingesetzte Dienste und Programme, die sich für Online-Präsentationen eignen, sind zum Beispiel Microsoft Skype, edudip, Adobe Connect for Webinar oder GoTo Webinar. Die Anwendungen haben unterschiedliche Funktionalitäten und Schwerpunkte. Solche Tools in der Regel kostenpflichtig und müssen von Ihrer Dienststelle erworben oder lizenziert werden.

7. Sicherheit und Datenschutz im Blick behalten

Apropos Datenschutz: Ihre betrieblichen Vorgaben zu Sicherheit und Datenschutz gelten im Home-Office genauso wie an jedem anderen Arbeitsplatz. Zu den wichtigsten Standards gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Nutzen Sie daher auch zuhause nur die von Ihrem Arbeitgeber zugelassenen Arbeitswerkzeuge und Kommunikationsmittel. Und schützen Sie alle Ihre Endgeräte vor Zugriffen durch Unbefugte. Denken Sie an regelmäßige, automatisierte Backups und Software-Updates.

In der digitalen Verwaltung gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Teamarbeit an dezentralen Standorten effizient und zielführend zu gestalten. Jede Institution und Behörde bietet dabei unterschiedliche Programme, Werkzeuge und Rahmenbedingungen. Bitte erkundigen Sie sich daher bei Vorgesetzten und der zuständigen Fachabteilung, was für Ihre Teamarbeit empfohlen und geeignet ist. Nutzen Sie neue, flexible Methoden, damit Sie auch in dieser ungewöhnlichen Situation mit Ihren Kolleginnen und Kollegen gut zusammenarbeiten können.