Das Bundesportal kennenlernen, ausprobieren und erfahren, wie die Zusammenarbeit mit dem Digitalisierungsprogramm konkret funktioniert. Das war das Ziel des Informationstages in der Bundesdruckerei.

Das Bundesportal ist laut IT-Rahmenkonzept die zentrale Digitalisierungsplattform des Bundes. Es bündelt Verwaltungsangebote für seine Nutzerinnen und Nutzer: Alle Verwaltungsleistungen sollen über das Bundesportal gefunden und aufgerufen werden können, entweder durch direkte Integration in die Portaloberfläche oder durch eine Verlinkung auf ein Fachportal, das die Leistung bereitstellt.

Am Donnerstag, den 13. Februar 2020, fand ein Informationstag zum Bundesportal statt. Projektbeteiligte des Bundes konnten sich hier aus erster Hand über den Stand des Bundesportals informieren und erhielten Einblicke in die Leistungen der Bundesdruckerei sowie der ]init[ AG, welche das Fachkonzept in der Umsetzung begleitet. Die Bundesdruckerei hatte in ihre Räume in Berlin zu einem Austausch vor Ort geladen. Rund 100 Vertreterinnen und Vertreter von Bundesministerien und -behörden waren dieser Einladung gefolgt, um sich aus erster Hand zu Stand und Möglichkeiten des Bundesportals zu informieren. In vier verschiedenen Foren konnten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihr Wissen vertiefen und diskutieren, z. B. zu Themen wie User Journey oder Datenschutz. In den Pausen bestand zudem die Möglichkeit, sich an den Ständen der Bundesdruckerei und der ]init[ AG bezüglich des Leitstungsportfolios auszutauschen.

Zu Beginn der Informationsveranstaltung verschaffte Dr. Andreas Gehlert, Referent im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI), den Anwesenden einen Überblick über den generellen Prozess einer Digitalisierung von Verwaltungsleistungen: Von der Initialisierung über die fachliche und technische Konzeption bis zur Umsetzung. Er verwies dabei auf die große Zahl von Verwaltungsleistungen in der Bundesverwaltung. Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordere ein sehr effizientes und strukturiertes Vorgehen, um den gesteckten Zeitrahmen zu erreichen. Ergänzt wurde dieser Vortrag durch Präsentationen von Herrn Bieneke (Bundesdruckerei) und Herrn Becker-Adam (Bundesverwaltungsamt). Herr Bieneke führte in den aktuellen Sachstand der Umsetzung des Bundesportals ein und gab damit dem Rest des Tages einen Rahmen. Herr Becker-Adam schilderte die Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei aus Sicht des Bundesverwaltungsamts.

Digitalisierung als Serienprodukt

Die Bundesdruckerei bietet ihren Kunden für die Digitalisierungsleistung eine „Fertigungsstraße“. Der Name sei symbolisch gemeint, stellte Mathias Bieneke, Projektleiter des Bundesportals in der Bundesdruckerei, klar. Das Bild einer industriellen Serienproduktion spiegele den Wunsch vieler OZG-Beteiligter nach einem strukturierten Vorgehen, bei dem eine Vielzahl von Formularen in kurzer Zeit möglichst gleichförmig digitalisiert werden können. Die kontinuierliche Anwendung erprobter Verfahren und die Wiederverwendung von Wissen vermeiden, dass für jede Digitalisierung einer Verwaltungsleistung das Rad neu erfunden werden muss.

Ein solches Vorgehen trennt zudem die fachlichen und technischen Inhalte. Nach der fachlichen Konzeption, die von der Firma ]init[ AG begleitet wird, wird das Digitalisierungsprojekt an die Fertigungsstraße für die technische Konzeption und anschließende Umsetzung übergeben. Die ]init[ AG und die Bundesdruckerei bieten Hand-In-Hand ein Full-Service Angebot für die Behörden, die von der fachlichen Beratung bis zur technischen Umsetzung im Bundesportal reicht. Die Behörden müssen „nur noch“ die fachlichen Inhalte liefern und abnehmen.

Fachliche Inhalte liefern – dazu waren auch die Teilnehmer des Informationstages aufgerufen. Unter dem Motto „Bring your own form“ hatten die OZG-Umsetzerinnen und Umsetzer die Möglichkeit, einen eigenen Antrag für eine einfache Verwaltungsleistung mitzubringen, beispielsweise in Papierform. Vor Ort wurden während der Veranstaltung im „Backoffice“ sechs dieser Papieranträge von der Bundesdruckerei digitalisiert und anschließend mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern besprochen – eine plastische Demonstration der Aufteilung von fachlicher und technischer Konzeption.

„Nicht jedes Projekt muss bei null beginnen“

Quelle: Bundedruckerei Ernst Bürger, Unterabteilungsleiter in der Abteilung Digitale Gesellschaft im BMI

Für Ernst Bürger, Unterabteilungsleiter in der Abteilung Digitale Gesellschaft im BMI, führt an einer klaren Umsetzungsstruktur kein Weg vorbei. Nicht jedes Projekt könne bei null beginnen - gerade eine Wiederverwendung biete große Chancen. Erfolgreich umgesetzte Digitalisierungsprojekte können anderen Institutionen als Grundlage dienen. Daher sei die Standardisierung ein wesentliches Kriterium. Sie bringe nicht nur eine Kostenersparnis sowie eine gleichbleibende hohe Qualität und hohe Standards bei IT-Sicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit. Eine Standardisierung führe auch zu einer einheitlichen Nutzererfahrung bei OZG-Leistungen – und das formularübergreifend. Und vor allem die Nutzererfahrung wird nach Überzeugung von Ernst Bürger über den Erfolg des OZG mitentscheiden. Das Onlinezugangsgesetz sei eine der größten Digitalisierungschancen überhaupt. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sei dann erfolgreich, wenn Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen und Institutionen erkennen, dass sich etwas verändert hat und dass die Digitalisierung zu einer neuen Qualität der Zusammenarbeit von Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung führt.