Wie bewährt sich das "Einer für Alle“-Prinzip (EfA) in der Praxis? Dieser Frage gingen von Juli bis Dezember 2021 zwei mit Konjunkturmitteln finanzierte Projekte zur Nachnutzungs­erprobung von EfA-Onlinediensten in Thüringen und Niedersachsen nach. Die erprobten Lösungen umfassten insbesondere digitale Verwaltungsleistungen in Kommunal­behörden sowie in Behörden der Landesverwaltung, Kammern und Verbänden. Im Rahmen der sechsmonatigen Erprobungsphase sind eine Reihe wertvoller Erfahrungen gesammelt worden, die in die weitere EfA-Umsetzung einfließen werden.

Lessons Learned – Aus Erfahrungen lernen

Übergeordnetes Ziel der Nachnutzungserprobung war, die Machbarkeit eines effizienten Rollouts von EfA-Lösungen im Land und in den Kommunen zu testen. Dabei kam die innovative Projektmanagement-Methode der "agilen Retrospektive“ zum Einsatz. In dieser sammeln die beteiligten agilen Projektteams über die Projektlaufzeit kontinuierlich neue Erfahrungen, reflektieren diese in gemeinsamen Retrospektiven und lernen aus Erfolgen wie Fehlern für zukünftige Projekte. Grundlage hierfür sind sogenannte "Lessons Learned“ Analysen.

Vorgehensweise der Analyse

In einer solchen "Lessons Learned“ Analyse sammelten Thüringen und Niedersachsen alle Erkenntnisse, den Wissenszugewinn sowie alle Erfahrungen, die während der Nachnutzungserprobung gemacht wurden. Das Augenmerk der Betrachtung lag gleichermaßen auf beizubehaltenden "Best Practices“ und noch weiterzuentwickelnden Aspekten. Die Ergebnisse der Analyse konnten so Optimierungsmöglichkeiten sowie Risiken aufzeigen und halfen dabei, neue und effizientere Prozesse zu definieren.
Gegliedert war die Analyse in fünf Kategorien: "Lessons Learned“ zu übergreifenden Fragen sowie jeweils zu den vier EfA-Dimensionen "organisatorisch", "rechtlich", "finanziell" und "technisch" (detaillierte Erläuterungen zu den vier EfA-Dimensionen sind im EfA-Wegweiser zu finden).

Ausgewählte Ergebnisse der Retrospektive

In der organisatorischen Dimension sind dabei eine Reihe wichtiger Erkenntnisse gesammelt worden, die insbesondere für die Nachnutzung in den Kommunen hohe Relevanz haben. Es zeigte sich, dass eine strukturierte Kommunikationsstrategie über die kommunalen Spitzenverbände für die Ansprache von (Pilot-)Kommunen hilfreich ist. Das gilt sowohl für die Erst- als auch für die Zweitansprache zur EfA-Nachnutzung. Eine Herausforderung stellt zudem die hohe Heterogenität der technischen Infrastruktur angesichts der großen Zahl eigenständiger Kommunen dar. Hierzu erwiesen sich die Stärkung kommunaler Steuerungsgremien und die Prüfung eines möglichst einheitlichen Ansatzes zum Ausrollen von Onlinediensten als vielversprechende Ansätze. Was sich ebenfalls als wichtig herausstellte: die Verfügbarkeit qualitativer Beschreibungen zu Onlinediensten im Zuständigkeitsfinder (ZuFi) des Portalverbunds.

Hervorzuheben sind zudem einige Erkenntnisse aus der technischen Dimension. Dazu gehört, dass teilweise Standards für die Antragsdatenübermittlung zu den Fachverfahren fehlten. In dem Zuge mussten Schnittstellen für Fachverfahren, die in unterschiedlichen Bundesländern im Einsatz sind, angepasst und Finanzierungsfragen gelöst werden. Entsprechend wichtig ist es, die Fachverfahrenshersteller bereits bei der Konzeption der EfA-Leistung einzubinden. Gleichzeitig zeigte sich, dass ein zu früher Einstieg in die Nachnutzungserprobung durch andere Länder problematisch sein kann - nämlich dann, wenn beispielsweise die technischen Voraussetzungen noch nicht vollständig geschaffen oder die für die Anbindung notwendigen Dokumentationen noch nicht vorgenommen worden sind.

Eine weitere Erfahrung aus den Projekten betrifft die finanzielle Dimension. Kostenfragen konnten nicht immer abschließend geklärt werden und waren überdies komplex. Beispielsweise gab es Unklarheiten bei der Kostenübernahme im Land und auch bei der Frage, nach welchem Schlüssel die EfA-Nachnutzungskosten unter den nachnutzenden Ländern verteilt werden. Die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für EfA-Onlineservices stellte sich außerdem in einigen Fällen als teilweise sehr komplex heraus.

Im Ergebnis brachte die „Lessons Learned“-Analyse viele wichtige Erkenntnisse und Ansätze für die Weiterentwicklung des EfA-Prinzips in allen vier Dimensionen mit sich. Zum einen bestärkte sie den Erfolg und die hohe Relevanz des EfA-Prinzips für die OZG-Umsetzung, zum anderen ist sie ein wichtiger Wegweiser für die Weiterentwicklung des Vorgehens. Im nächsten Schritt werden die gewonnenen Erkenntnisse nun vom OZG-Programmmanagement im BMI weiter aufbereitet und in die kontinuierliche Weiterentwicklung des EfA-Prinzips eingebracht.