Als Reaktion auf ein dynamisches Ankunftsgeschehen infolge des russischen Angriffskriegs auf die Ukraine hat das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) Mitte März 2022 das Hilfe-Portal "Germany4Ukraine" als zentrale und sichere digitale Anlaufstelle für ukrainische Geflüchtete in einer ersten Basis-Version nach nur zehn Tagen. Mittlerweile enthält das Portal Informationsangebote zu zehn Themenfeldern – darunter finden sich unter anderem Themen wie "Einreise, Aufenthalt und Rückkehr", "Unterkunft" und "Gesundheitsversorgung" – sowie Zugänge zu vier zentralen Verwaltungsleistungen: Zum Online-Dienst "Elektronische Aufenthaltserlaubnis", zur Online-Beantragung von Integrationskursen, zum Online-Ausweisverfahren mit der "AusweisApp2" sowie zur digitalen Antragstrecke zur Beantragung von Arbeitslosengeld II (ALG II).

Alle Inhalte werden in einer Web- als auch App-Version mehrsprachig auf Ukrainisch, Russisch, Englisch und Deutsch zur Verfügung gestellt. Die positive Wirkung des Portals auf die Hauptzielgruppe geht sowohl aus der aktuellen Anzahl an Aufrufen der Internetseite und App-Downloads sowie aus den Ergebnissen einer jüngst durchgeführten Umfrage der Nutzenden hervor. Bisher verzeichnet "Germany4Ukraine"etwa eine Million Aufrufe der Internetseite und um die 57.000 Downloads der App in den App Stores (Android und iOS). Die Mehrheit der Nutzenden sprachen sich bei der Umfrage für eine Weiterempfehlung des Portals aus.

Quelle: Bundesministerium des Innern und für Heimat Portalinhalte von "Germany4Ukraine" – Informationen & Services

Die in so kurzer Zeit bewerkstelligte erfolgreiche und zielgruppenwirksame Entwicklung des Portals beruht auf benennbaren Erfolgsfaktoren, die auch für die Umsetzung zukünftiger Digitalisierungsprojekte der öffentlichen Verwaltung von hoher Bedeutung sein können. Die übergeordnete Projektsteuerung von "Germany4Ukraine"profitierte von einer klaren Zuweisung von Themen und Verantwortlichkeiten in vier unterschiedlichen Arbeitsbereichen: Der Bereich "Inhalte und Funktionen" ist für die redaktionelle Entwicklung der Informationsinhalte, für die technische Implementierung der Website und App sowie für die Konzeption der Informationsarchitektur und das UX/UI-Design des Portals zuständig ist. Daneben existieren die Arbeitsbereiche "Verwaltungsleistungen" und "Kommunikation". Erster kümmert sich vorwiegend um die Integration von Verwaltungsleistungen, letzter um die Gestaltung und Umsetzung einer umfassenden Kommunikationsstrategie für das Portal. Im vierten Arbeitsbereich konzentriert sich das "Anfragenmanagements" auf die Entgegennahme und Beantwortung eingehender Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern.

Eine höchst agile und engmaschig koordinierte Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen war maßgeblich ausschlaggebend dafür, dass auf "Germany4Ukraine" in kurzer Zeit ein breites Informations- und Leistungsangebot zur Verfügung gestellt werden konnte. Dabei spielte der unmittelbare Einbezug der fachlichen Expertise verschiedener politischer Ressorts eine entscheidende Rolle. Diese wurden über ein politisches Mandat verpflichtet, sich an der Informationsbeschaffung und Angebotsgestaltung von "Germany4Ukraine" zu beteiligen. Gleichzeitig verdankt das Portal seine Fülle an bereitgestellten Inhalten dem frühzeitigen Aufbau eines großen Partnernetzwerks, unter anderem aus zivilgesellschaftlichen Akteuren, die sich über das letzte halbe Jahr hinweg mit großem Einsatz dafür engagierten, ihre Hilfsangebote mit dem Projektteam von "Germany4Ukraine" zu teilen. Der schnelle Go-live einer ersten Basisversion des Hilfe-Portals nach nur zehn Tagen ist zudem auch darin begründet, dass eine unmittelbare Nutzung bestehender IT-Infrastrukturen, die die hohen IT-Sicherheitsstandards des Bundes gewährleisten, möglich war.

Quelle: BMI

Zur Integration der vorgeschlagenen Informations- und Leistungsangebote agierten die einzelnen Arbeitsbereiche stets mit größtem Pragmatismus. An erster Stelle stand eine schnelle Implementierung von für die Geflüchteten besonders relevanter Inhalte. Durch eine kontinuierliche Einholung von Feedback der Nutzenden, beispielsweise durch die Erhebung von von Portal-Zugriffen oder die Durchführung von Umfragen, konnten im Anschluss Optimierungspotenziale für die einzelnen Angebote identifiziert werden. Insofern sinnvoll, erfolgte in einem nächsten Schritt eine Anpassung der identifizierten Schwachstellen, unter anderem mithilfe einer unmittelbaren Skalierung von notwendigen Fachkompetenzen. Insgesamt wurde der Portalausbau durch eine Verwendung digitaler Kollaborationstools im alltäglichen Projektbetrieb massiv beschleunigt.

Abschließend bleibt anzumerken, dass die Entwicklung von "Germany4Ukraine" nicht zuletzt wegen der besonderen Relevanz des Themas insbesondere vor dem Hintergrund der Bedürftigkeit der vielen Betroffenen an Bedeutung gewann. Darüber hinaus sorgte eine kontinuierliche Informierung wichtiger Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger über den aktuellen Stand und die Nutzung der Portalinhalte für eine Verstärkung der politischen Handlungsbereitschaft in Bezug auf die Förderung des Ausbaus von "Germany4Ukraine".